Schneller Überblick, weniger Aufwand, bessere Entscheidungen
KI für Administration & Verwaltung
MyGPT von Leftshift One unterstützt Verwaltungsteams dabei, Informationen aus Unternehmensdaten gezielt zu extrahieren, zusammenzufassen & verständlich bereitzustellen – DSGVO-konform & EU-gehostet.
Für Dokumentenmanagement, Berichte und Verwaltungsprozesse.
Wenn Verwaltungsarbeit durch Informationschaos gebremst wird
Warum KI in Administration & Verwaltung jetzt entscheidend ist
Manuelle Datenverarbeitung & Berichtserstellung
Daten werden händisch gesammelt, formatiert und interpretiert. Reports und Zusammenfassungen entstehen mit hohem Zeitaufwand – statt automatisiert aus vorhandenen Quellen.
Schwer zugängliches Organisationswissen
Frühere Dokumentationen, Planungen, Kommentare oder Richtlinien liegen verteilt in Ordnern, E-Mails und Altdateien. Wissen ist vorhanden, aber nicht schnell nutzbar.
Hoher Abstimmungs-aufwand mit Fachabteilungen
Rückfragen zu Dokumenten, Prozessen und Berichten erzeugen viele Schleifen. Kontext und Begründungen fehlen oder müssen erneut erklärt werden.
Unterschiedliche Datenstände und Versionen
Mehrere Excel-Versionen, parallele Reportstände und uneinheitliche Dokumente erschweren Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit.
Typische Fragen aus Administration & Verwaltung
Diese Fragen lassen sich mit KI auf Basis Ihrer internen Daten direkt beantworten:
MyGPT in Administration & Verwaltung
MyGPT ist eine KI-Lösung für Administration und Verwaltung, die internes Unternehmenswissen strukturiert zugänglich macht. Auf Basis geprüfter Daten beantwortet MyGPT administrative Fragen, unterstützt bei Berichten und sorgt für einen einheitlichen Informationsstand – DSGVO-konform und EU-gehostet.
So verändert MyGPT die tägliche Verwaltungsarbeit
- Richtlinien, Vorgaben und Zuständigkeiten sofort klären:
MyGPT zeigt, welche Dokumente gültig sind, welche Inhalte relevant sind und wer zuständig ist – inklusive Quellen und Kontext. - Berichte, Zusammenfassungen und Vermerke effizient erstellen:
Budgetunterlagen, Protokolle oder Statusberichte werden aus bestehenden Dokumenten strukturiert zusammengefasst – konsistent und nachvollziehbar. - Rückfragen aus Fachabteilungen deutlich reduzieren:
Wiederkehrende administrative Fragen werden direkt auf Basis freigegebener Inhalte beantwortet – ohne zusätzliche Abstimmungsschleifen. - Wissen langfristig sichern und verfügbar halten:
Erfahrungswissen aus Dokumenten, Kommentaren und Prozessen bleibt erhalten – unabhängig von Personalwechseln oder verteilten Dateien.
So wird Administration handlungsfähig – ohne Kontrollverlust oder Schatten-KI.
Unternehmenswissen + KI = verlässliche Entscheidungen
In Administration und Verwaltung zählt nicht nur eine schnelle Antwort, sondern eine richtige, nachvollziehbare Antwort.
MyGPT kombiniert internes Unternehmenswissen mit generativer KI, sodass Antworten ausschließlich auf Ihrer geprüften Datenbasis entstehen.
- Antworten auf Basis interner und kontrollierter externer Quellen:
MyGPT greift primär auf Ihre internen Dokumente, Richtlinien, Berichte und Prozesse zu. Zusätzlich kann MyGPT kontrolliert externe Informationen einbinden, wenn Sie dies wünschen – immer im Kontext Ihrer geprüften Datenbasis. - Nachvollziehbare Ergebnisse statt Black Box:
Sie sehen, welche Inhalte für eine Antwort herangezogen wurden. Entscheidungen und Aussagen bleiben überprüfbar. - Einheitlicher Wissensstand im gesamten Unternehmen:
Alle Nutzer arbeiten mit derselben Datenbasis – unabhängig von Abteilung, Rolle oder Standort.
Retrieval-Augmented Generation (RAG) beschreibt genau diesen Ansatz:
Die Kombination aus strukturiertem Unternehmenswissen und generativer KI, um präzise, kontextbezogene und überprüfbare Antworten zu erzeugen.
Ein verantwortungsvoller Umgang mit KI – für Transparenz, Sicherheit und Vertrauen.
Volle Nachvollziehbarkeit statt Black Box – für Verwaltung mit Verantwortung.
MyGPT schafft die Voraussetzungen, um KI in der Verwaltung verantwortungsvoll, nachvollziehbar und unter klarer Kontrolle einzusetzen.
Transparenz
MyGPT macht KI nachvollziehbar – Sie sehen jederzeit, welche Daten genutzt werden, wie Antworten entstehen und wie Ihr Unternehmen von klarer, überprüfbarer KI profitiert.
Kontrolle & Expertise
Fachliche Kontrolle: MyGPT wird von einem interdisziplinären Team aus KI-, Datenschutz- und Business-Expert:innen entwickelt. Technologie, Governance und Praxistauglichkeit greifen nahtlos ineinander.
Verantwortung & Sicherheit
Ihre Daten bleiben in der EU, Zugriffe sind klar geregelt, Compliance wird eingehalten. So können Verwaltungsteams KI produktiv einsetzen – ohne Schatten-IT oder Kontrollverlust.
Von Informationschaos zu klaren Entscheidungen im Verwaltungsalltag
In Administration und Verwaltung entsteht Komplexität selten durch fehlende Informationen – sondern durch zu viele Versionen, verteilte Zuständigkeiten und unklare Grundlagen. Relevantes Wissen ist vorhanden, aber nicht dort, wo es gebraucht wird, oder nicht in der richtigen Form.
MyGPT setzt genau hier an: Statt Informationen nur abzulegen, macht die Plattform Wissen aktiv nutzbar. Inhalte aus Richtlinien, Berichten, Prozessen und Dokumentationen werden so bereitgestellt, dass sie im jeweiligen Kontext verständlich, aktuell und überprüfbar sind.
Das Ergebnis ist kein weiteres Tool, sondern eine neue Arbeitsweise: weniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Abstimmungsschleifen – und mehr Zeit für fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft.
Vorteile auf einen Blick
KI-gestützte Administration bringt messbare Entlastung
Höhere Produktivität
Routineaufgaben wie Informationssuche, Zusammenfassungen und Standardantworten werden automatisiert.
Bessere Entscheidungs-grundlagen
Relevante Inhalte werden strukturiert zusammengeführt und verständlich interpretiert.
Konsistente Kommunikation
Interne und externe Texte folgen einheitlichen Standards und basieren auf freigegebenem Wissen.
Automatisierte Berichterstellung
Daten aus mehreren Quellen werden effizient in Berichtsform gebracht – zeitsparend und nachvollziehbar.
Was MyGPT in Ihrer Organisation strukturiert abbildet
MyGPT passt sich der Logik Ihrer Organisation an – nicht umgekehrt. Die Plattform bildet bestehendes Wissen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe so ab, dass sie im Alltag einfach nutzbar werden.
- Zentral gebündeltes Organisationswissen:
Richtlinien, Handbücher, Projektunterlagen, Berichte oder Prozessbeschreibungen werden an einem Ort zusammengeführt und strukturiert zugänglich gemacht – unabhängig davon, wo sie bisher abgelegt waren. - Klare Trennung nach Bereichen, Rollen und Themen:
Inhalte können nach Abteilungen, Zuständigkeiten oder Themen gegliedert werden. So erhalten Nutzer:innen immer Antworten im richtigen fachlichen und organisatorischen Kontext. - Wiederkehrende Aufgaben als standardisierte Wissensbausteine:
Typische Verwaltungsaufgaben wie Zusammenfassungen, Berichte, Prüfvermerke oder Statusübersichten lassen sich auf Basis freigegebener Inhalte einheitlich erstellen – nachvollziehbar und konsistent. - Nachvollziehbare Nutzung interner und externer Informationen:
Antworten basieren auf geprüften internen Daten und – wenn gewünscht – kontrolliert eingebundenen externen Quellen. Die zugrunde liegenden Inhalte bleiben jederzeit transparent. - Geregelte Zugriffe und klare Verantwortlichkeiten:
Nutzer:innen sehen nur die Inhalte, für die sie berechtigt sind. Wissen bleibt geschützt, aktuell und eindeutig zugeordnet.
Vom Dokumentenarchiv zum aktiven Wissenssystem.
Ihr Weg zu MyGPT: Schnell, Einfach, Effizient
Mit MyGPT setzen Sie Generative KI in kürzester Zeit produktiv ein. Unser bewährter Prozess führt Sie Schritt für Schritt von der schnellen Einrichtung bis zur erfolgreichen Nutzung. Wir begleiten Sie persönlich!
Ihr digitaler Vorsprung durch künstliche Intelligenz
Was Sie in 60 min erwarten können:
- Potenzialanalyse: Wir erkunden gemeinsam, wie KI spezifisch in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann, um Prozesse zu optimieren.
- MyGPT: Erfahren Sie, wie MyGPT funktioniert und wie generative KI Ihrem Unternehmen Nutzen bringt.
- Vorgehensweise: Lernen Sie, wie Sie MyGPT schnell und unkompliziert in Ihre Unternehmensabläufe integrieren können.